Elige en 5 minutos con regla rápida + mini-test + tabla “mejor para / evita si”.
Notion vs Airtable para autónomos: cuál usar según tu tipo de proyecto (comparativa sin humo)
Si eres autónomo y estás montando tu “sistema”, lo normal es acabar dudando entre Notion y Airtable… y perder una tarde probando plantillas que no encajan.
Este post es para ti si gestionas clientes, tareas, contenidos o inventario y quieres elegir rápido sin meter una herramienta de más.
Promesa: en 10 minutos sabrás exactamente qué usar (Notion o Airtable) según tu tipo de proyecto y por qué.
Regla sin humo: si tu trabajo es documento + contexto + conocimiento → Notion. Si tu trabajo es datos + estados + automatización + precisión → Airtable.
Quick Answer (decisión en 15 segundos)
Usa Notion si necesitas un “centro de mando” con páginas, notas, SOPs y bases de datos simples. Usa Airtable si tu proyecto vive de tablas: pipelines, catálogos, CRM serio, aprobaciones, dependencias y automatizaciones.
- Elige Notion si: trabajas mucho en texto, briefs, documentación, wiki, contenidos, planificación.
- Elige Airtable si: necesitas datos limpios, permisos, vistas avanzadas, reglas, automations y consistencia.
- Evita Notion si: tu base crece “a lo bestia” y dependes de validaciones/automatizaciones complejas.
- Evita Airtable si: quieres escribir, pensar y documentar dentro del sistema (no solo “registrar”).
- Si dudas: empieza con Notion (rápido) y migra a Airtable solo si el proyecto se convierte en “operación”.
Índice
Tabla rápida: “mejor para / evita si”
| Si tú… | Mejor | Evita si… |
|---|---|---|
| Necesitas wiki, SOPs, notas y gestionar proyectos “con contexto” | Notion | Tu operación depende de reglas, validación y automatización seria |
| Llevas un pipeline de ventas, CRM o catálogo con estados y reporting | Airtable | Tu trabajo es más escritura/planificación que datos |
| Quieres montar algo rápido para “salir del caos” esta semana | Notion | Ya sabes que esto será una operación recurrente con muchas entradas |
| Tienes muchos registros y varios colaboradores con permisos | Airtable | No quieres pagar por “operación”, solo organizarte tú |
Árbol de decisión en 60 segundos (if/then)
Sigue el árbol (sin pensar demasiado):
- Si tu “entregable” principal es texto (briefs, guías, documentación, contenido) → Notion.
- Si tu “entregable” principal es estado de cosas (pipeline, stock, solicitudes, tickets) → Airtable.
- Si necesitas formularios + flujo + automatizaciones como columna vertebral → Airtable.
- Si quieres un workspace único para notas + tareas + base simple → Notion.
- Si hay más de 1 persona editando y te importa “quién puede tocar qué” → Airtable (en general).
- Si dudas y estás solo → Notion primero. Migra cuando el proyecto exija “operación”.
Mini-test: cuál te conviene (score)
Marca 1 punto por cada “sí” (Airtable) y 1 punto por cada “sí” (Notion):
Airtable +1 si:
- Necesitas campos obligatorios y consistencia (sin “cada uno lo escribe a su manera”).
- Vas a tener muchas entradas (leads, pedidos, tickets, solicitudes) cada semana.
- Quieres automatizar recordatorios, asignaciones, cambios de estado, avisos.
- Necesitas vistas potentes y reporting (pipeline, previsión, tiempos, cuellos).
Notion +1 si:
- Tu sistema depende de documentos (briefs, SOPs, conocimiento, notas por cliente).
- Quieres crear rápido páginas y procesos sin “diseñar una base” perfecta.
- Te importa más contexto que “datos perfectos”.
- Necesitas un hub que lo junte todo (proyectos + notas + recursos).
Interpretación: Si Airtable gana por 2+ puntos → Airtable. Si Notion gana por 2+ puntos → Notion. Si empatan → Notion si estás solo / Airtable si es operación con equipo.
Rúbrica ponderada: ranking real (sin opiniones)
La mayoría de comparativas fallan porque comparan “features” sueltas. Aquí va un método que decide mejor: ponderar por impacto en tu tipo de negocio.
| Criterio (peso) | Notion | Airtable | Cómo decidir |
|---|---|---|---|
| Documentación (x3) | 5/5 | 2/5 | Si escribes SOPs/briefs a diario → Notion |
| Datos y consistencia (x3) | 3/5 | 5/5 | Si “dato limpio” = dinero → Airtable |
| Automatizaciones (x2) | 3/5 | 5/5 | Si necesitas flujos multi-step → Airtable |
| Rapidez de montaje (x2) | 5/5 | 3/5 | Si quieres salir del caos en 48h → Notion |
| Escalado operativo (x3) | 3/5 | 5/5 | Si hay equipo + permisos + reporting → Airtable |
Cómo usar la rúbrica: elige 3 criterios que más te importan, súmalos con peso. El ganador suele salir clarísimo.
Tip: si tu prioridad #1 es “no perder info” → Notion. Si tu prioridad #1 es “no perder control” → Airtable.
Matriz: síntoma → causa → fix (para no culpar a la herramienta)
| Síntoma | Causa real | Fix (rápido) |
|---|---|---|
| “Nadie rellena los campos bien” | No hay estándar ni campos obligatorios | Airtable + formulario / o en Notion: plantilla + propiedades bloqueadas |
| “Tengo todo, pero no encuentro nada” | Arquitectura mala (nombres, tags, vistas) | 1 base/tablero principal + 3 vistas guardadas + convención de nombres |
| “Se me olvidan seguimientos” | No hay disparadores ni recordatorios | Automations (Airtable) / botones + tareas (Notion) + revisión semanal |
| “La base se vuelve lenta/caótica” | Demasiados campos, sin “fuente de verdad” | Normaliza: 1 tabla master + tablas auxiliares (Airtable) / separa wikis vs DB (Notion) |
Casos típicos de autónomos: qué usar (y por qué)
Mejor pick: Notion (si eres “servicio + conocimiento”)
- Consultoría, marketing, diseño, desarrollo: briefs + SOPs + notas por cliente.
- Gestión editorial (contenidos): calendario + ideas + drafts.
- Operación simple: tareas + base ligera sin ingeniería.
Best upgrade: Airtable (si eres “operación + datos”)
- CRM con pipeline real (leads → propuesta → ganado/perdido).
- Gestión de inventario/catálogos, solicitudes, tickets, aprobaciones.
- Flujos repetibles donde automatizar ahorra horas todas las semanas.
Best budget: “Notion primero” (si estás solo)
- Empieza con Notion para estructura + hábitos.
- Migra a Airtable cuando tengas: muchas entradas, más de 1 editor, y necesidad de reporting/automatización.
¿Y si quieres usar los dos?
La combinación que suele funcionar (sin volverte loco) es:
- Notion = wiki + procesos + documentación (cómo se hace el trabajo).
- Airtable = operación (lo que está pasando: clientes, tickets, pipeline, inventario).
Regla para no duplicar: define una “fuente de verdad”. Si un dato vive en Airtable, Notion solo lo referencia (no lo copia).
CTA suave: ¿Quieres que te deje una estructura mínima (plantilla) lista para tu caso?
Te interesa esto también: Por qué más herramientas = menos productividad (y cómo arreglarlo).
Errores comunes y edge cases (donde la gente se equivoca)
- Error #1: elegir Airtable para “tomar notas”. Vas a odiarlo. Airtable es para gestionar, no para pensar en largo.
- Error #2: montar Notion como si fuera una base relacional seria y luego culpar al rendimiento/caos. Notion aguanta mucho, pero no es una operación industrial.
- Error #3: diseñar 40 campos desde el día 1. Resultado: nadie lo usa. Empieza con 8–12 propiedades máximas.
- Error #4: no definir “hecho” y “próximo paso” en tu pipeline (sea Notion o Airtable). El sistema sin definiciones es decoración.
Edge case: “Soy autónomo pero tengo equipo externo”
Si colaboras con freelancers, Notion va genial para documentación y handoffs. Si además necesitas controlar estados y entregables con fechas/SLAs, Airtable te da más rigor.
Edge case: “Necesito formularios de entrada sí o sí”
Si el formulario es tu “puerta” (leads, solicitudes, intake), Airtable suele encajar mejor como motor operativo. Notion puede hacerlo en algunos escenarios, pero si dependes de flujos complejos, prioriza Airtable.
Checklist (copy-paste): decide sin pensarlo demasiado
- Mi trabajo es texto + contexto → Notion
- Mi trabajo es datos + estados → Airtable
- Tengo muchas entradas semanales → Airtable
- Estoy solo y quiero montar rápido → Notion
- Necesito automatizaciones para ahorrar horas → Airtable
- Quiero un hub para procesos y recursos → Notion
FAQs (las preguntas que la gente busca)
¿Notion o Airtable para un CRM de autónomo?
Si es un CRM simple (contactos + notas + estado básico), Notion vale. Si quieres pipeline serio, campos obligatorios, automatizaciones y reporting, Airtable suele ganar. La clave es si tu CRM es “lista” o “operación”.
¿Cuál es más fácil de usar sin aprender “bases de datos”?
Notion suele ser más natural para empezar porque piensas en páginas y bloques. Airtable exige definir mejor tu estructura (tablas/campos), pero a cambio te da más control y menos caos a medida que creces.
¿Qué pasa si mi base crece muchísimo?
Si tu sistema se convierte en “muchos registros + muchos procesos”, Airtable suele aguantar mejor como motor operativo. Notion puede funcionar, pero es fácil terminar con una base enorme donde la gente escribe diferente y se rompe la consistencia.
¿Puedo usar Notion como “todo en uno” y ya?
Sí, para muchos autónomos es suficiente si tu trabajo es documentación + planificación + gestión ligera. El problema llega cuando necesitas validaciones, automatizaciones o reporting y tu sistema empieza a depender de “datos perfectos”.
¿Cuál sale más barato de verdad?
Depende de cuántos editores tengas y de si pagas por funciones avanzadas (automatizaciones/IA/portales). Si estás solo, suele ser más fácil empezar barato con Notion. Si hay equipo y procesos, Airtable puede costar más, pero ahorra tiempo si automatizas de verdad.
¿Cuál es el error más común al elegir?
Elegir por “features” en vez de por naturaleza del trabajo. Si produces texto y conocimiento: Notion. Si gestionas estados y datos: Airtable. El resto son detalles.
¿Qué riesgos hay si lo monto mal?
Riesgo #1: duplicar información (dos fuentes de verdad). Riesgo #2: añadir demasiados campos y que nadie lo use. Riesgo #3: automatizar antes de estandarizar. Monta mínimo, estandariza, y luego automatiza.
Mito: “Airtable es solo una hoja de cálculo”
No. Una hoja de cálculo es libre (y se rompe fácil). Airtable está pensado como base de datos con vistas, relaciones y automatizaciones. Si lo usas como Excel, desperdicias el valor.
Internal links recomendados (para montar tu sistema completo)
- Cómo montar un sistema digital sin volverte loco
- Sistema básico de archivos para evitar el caos
- SaaS caro vs solución simple: cómo decidir
- Si tu web no convierte: qué arreglar primero
- Errores comunes en webs de autónomos (España)
Next steps (elige tu camino):
- Si eliges Notion: define 1 “Home”, 1 DB principal (clientes/proyectos) y 3 vistas guardadas. Luego documenta SOPs.
- Si eliges Airtable: define tu tabla master + estados + 1 formulario de entrada + 2 automatizaciones (recordatorio y asignación).
- Si sigues dudando: empieza Notion 7 días. Si te falta control/operación, migras.
Guárdalo: si esto te ahorró una tarde, marca el post o compártelo con ese autónomo que vive en caos.
CTA final: si quieres que te lo deje montado (estructura + vistas + checklist + automatizaciones mínimas), convierte esto en “sistema” en vez de “otra app”.
Comments